ישנו היצע רב של משרדים להשכרה וכל משרד הוא שונה באופיו ותכליתו מהשני. איך יודעים מה המשרד האידיאלי בשביל הארגון שאותו אנו מייצגים? בשביל זה צריך לבדוק היטב המון פרמטרים חשובים לפני שחותמים על חוזה. לפניכם כמה דברים עיקריים שצריך לשים לב:
אז מה אתם צריכים לדעת בעת השכרת משרדים?
- מיקום המשרד – כאשר מחפשים משרדים להשכרה כדאי לשים לב לסביבה בכמה פרמטרים עיקריים: האם יש תחבורה ציבורית נגישה? האם המשרד שמעוניינים לשכור קרוב לכבישים ראשיים? השאלה העיקרית העומדת בפני בעל העסק הינה האם יהיה נוח וקל לעובד להגיע ו/או להתנייד למשרד החדש?
שכנים שכנים – שיקול בקבלת ההחלטה האם לשכור את הנכס מלווה בלא מעט לבטים לבעל העסק או הגורם בארגון כזה שדיירים נוספים יכולים להפיג ולו במעט את חששות העתיד. אנו יודעים כי במידה ובמיקום בו אנו מעוניינים במשרדים להשכרה ימצאו שכנים שהינם חברות וארגונים גדולים נדע כי הבניין הינו מתוחזק כמו שצריך, החברה שמנהלת הינה חברה יציבה ורצינית שתעשה את המקסימום לנהל את הבניין בצורה יעילה כך שתשמור על קהל לקוחותיה בנוסף כולנו רוצים להיות היכן שיש הצלחה וחברות מצליחות מעידות על מקום מוצלח לחברה. - פנאי ורווחה – משהו חשוב שכדאי לקחת בחשבון בשיקולים לבחירת משרדים להשכרה הינו רווחת העובד, דבר החשוב להתנהלות תקינה ורציפה בארגון אנו ממליצים שכל בעל עסק יבדוק אילו אפשרויות עומדות לעובד מבחינת הפנאי במיקום הנבחר הדבר חשוב מאוד גם כאשר לקוחות מגיעים לפקוד את המשרד החדש. שאלות אלה יוכלו לכוון אתכם במעט – האם יש מספיק חניות במתחם? האם ניתן למצוא פינות ישיבה להמתנה? האם יש בקרבת מקום אופציות לאכול? האם יש הכוונה ברורה למשרד?
- גמישות במבנה המשרד – סוגים שונים של ארגונים וחברות דורשים סוגי משרדים שונים לכן חשוב לבדוק האם ניתן לבצע שינויים פנימיים מסוימים במשרד אותו אתם שוקלים לשכור. כאשר מדברים על משרדים להשכרה, היכולת שלכם להתאים את המשרד לצורך שלכם חשובה מאוד. זאת כדי שתוכלו לנהל את העסק שלכם בצורה טובה. אם המשרד לא בנוי באופן שמתאים לכם, או שאתם לא יכולים לבצע בו את השינויים הנדרשים לכם לעבודה רציפה וטובה, לא יהיה נכון לשכור את אותו המשרד, גם אם הוא נמצא במיקום המתאים לכם. באופן כללי, כשמחפשים משרדים להשכרה, חשוב מאוד ללכת ולראות את השטח, איך נראה המשרד גם בבניין החיצוני וגם בפנים המשרד. האם הוא מספיק מרווח? האם החלוקה הפנימית נכונה לארגון? האם ניתן לשפץ ומה תנאי השיפוץ העומדים בפני הארגון טרם השכרת המשרד? האם יש הרבה רעש מהרחוב שיכול להפריע לעבודה השוטפת במשרד? האם אתם אוהבים את הנוף מהחלון? רצוי שתבדקו כמה נוח אתם חשים במשרד, מאחר ואם תחליטו לשכור אותו, זה יהיה המקום בו תבלו את מרבית זמן העבודה שלכם.
- The Owner – כאשר מבררים על משרדים להשכרה צריך לבדוק מי בדיוק עומד מאחורי חוזה השכרת המשרד. לרוב זו תהיה חברת ניהול של מתחם או חברת נדל"ן גדולה אשר גם מתחזקת את בניין המשרדים. אותה חברה, מעבר לכך שהיא תגבה מכם את תשלום ההשכרה, היא גם זו שבאחריותה לדאוג לתחזוקה שוטפת ולטיפול בתשתיות של המשרד. כאשר יש בעיה עם אותם דברים, היא הגורם אליו תפנו כדי לתקן אותם. לכן צריך לברר מה אותה חברת ניהול באמת עושה בפועל ומהם תנאי השירות לאותו בניין משרדים, מאחר וחברות ניהול הינם שונות אחת מהשנייה ומציעות שירותים אחרים ותהליכי גבייה שונים. חשוב לבדוק שהחברה שמנהלת את הבניין הינה חברה ללא אזכורים שליליים ברשת, חברה יציבה וותיקה בעלת ניסיון בניהול פרויקטים בדומה לאלה שאתם מעוניינים לשכור את המשרד. כדאי במקרה זה גם לברר האם אותו גורם שבבעלותו המשרד, האם הוא גורם פרטי או חברת ניהול, והאם אותו גורם באמת רשאי להשכיר את הנכס כחוק לכן חייב ליווי של משרד עו"ד שמתמחה בתחום לייעוץ והכוונה נכונה שלא תעשו טעויות בעתיד בכל הקשור להשכרת משרדים. בכל הנוגע להשכרת משרדים ישנם מצבים בהם אותו אדם הוא בעצמו שוכר של הנכס (כמו בניין משרדים להשכרה וכדומה), ורוצה להשכיר לכם רק חלק קטן ממנו שישמש אתכם כמשרד. לכן, במקרה זה של השכרה משנית, יש לברר שהוא באמת בעל הנכס והשכרה זו מאושרת.
- רישום בטאבו – בזמן החיפוש בין משרדים להשכרה שונים, כדאי לבדוק שהמשרד אותו אתם מעוניינים לשכור רשום בטאבו כשטח לשימוש עסקי. לפעמים משרדים להשכרה הם פשוט מבנים שהיו מיועדים קודם למגורים או מבנים לצורכי אחסון וכדומה. כך שמשרדים אלו לא בהכרח רשומים לאחר הסבתם כמבנים לשימוש עסקי. במקרים אלו השוכרים יכולים להיות מסולקים מהמבנה ולהידרש לשלם קנסות כבדים.
- תשלומים – כשמחפשים משרדים להשכרה צריך לחשוב על התקציב אותו אתם מוכנים להוציא על המשרד וכמה יידרש מכם להוציא בפועל באופן שוטף. מעבר לתשלום השכירות על המשרד אותו תשכרו, כדאי לכם לברר האם יש תשלומים נוספים שתצטרכו לשלם כמו ארנונה, דמי ניהול, תשלומי חשמל וכדומה. אותם הוצאות נוספות יכולות להשפיע על הסכום הסופי אותו תצטרכו להוציא למשרד, ולהשפיע על התקציב הקיים שלכם.
- תוספות של מבנים וחנייה – משרדים להשכרה הינם שונים זה מזה עם אופציות מגוונות נוספות להשכרה כמו מבנים היכולים לשמש לאחסון, או שטחים המשמשים לחנייה. לפעמים נדרשת תוספת תשלום על שטחים אלו וחשוב להבין מהי בדיוק התוספת. מכיוון שישנו צורך לפעמים בהרחבת חנייה או מקום אחסון וכדומה, כדאי לבדוק שהם מתוחזקים ולבדוק עלויות שכירות גם לאופציות האלה שאולי בעתיד תצטרכו.
אם נסכם על השכרת משרדים
אצלנו באינפיניטי פארק השוכן בצומת רעננה תוכלו למצוא משרדים להשכרה במיקום הטוב ביותר ועונה בדיוק על כל אותם השאלות הללו: קרוב לתחנת הרכבת וצירים מרכזיים, תוכלו למצוא מסעדות ממותגות ופינות ישיבה מעוצבות ברחבי הפארק, חניות תת קרקעיות והדיירים השוכרים בפארק הינם חברות גדולות ומבוססות, חברת ניהול ותיקה וטכנולוגיה חדשה המוטמעת בבניין הפארק.
יש לוודא שהוא קרוב לנתיבי תחבורה ראשיים ולתחנות של תחבורה ציבורית. זאת כדי להקל את ההגעה למשרד, לכם ולעובדים שלכם.
סוגים שונים של עסקים דורשים סוגי משרדים שונים. לכן היכולת שלכם להתאים את המשרד לצורך שלכם חשובה מאוד. זאת כדי שתוכלו לנהל את העסק שלכם בצורה טובה.
צריך לבדוק מי בדיוק עומד מאחורי חוזה השכרת המשרד. לרוב זו תהיה איזושהי חברת ניהול של מתחם או בניין המשרדים. באחריותה של אותה חברה לדאוג לתחזוקה שוטפת ולטיפול בתשתיות של המשרד. לכן צריך לברר מה אותה חברת ניהול באמת עושה בפועל, מאחר וחברת ניהול אחת למשרדים מציעה שירותים שונים מחברה אחרת
לפעמים משרדים להשכרה הם פשוט מבנים שהיו מיועדים קודם למגורים או מבנים לצורכי אחסון וכדומה. כך שמשרדים אלו לא בהכרח רשומים לאחר הסבתם כמבנים לשימוש עסקי. במקרים אלו השוכרים יכולים להיות מסולקים מהמבנה ולהידרש לשלם קנסות כבדים.
כשמחפשים משרדים להשכרה צריך לחשוב על התקציב אותו אתם מוכנים להוציא על המשרד, וכמה יידרש מכם להוציא בפועל. מעבר לתשלום השכירות על המשרד אותו תשכירו, כדי לכם לברר האם יש תשלומים נוספים שתצטרכו לשלם, שיכולים להשפיע על הסכום הסופי אותו תצטרכו להוציא למשרד, ולהשפיע על התקציב הקיים שלכם.
